Cara Menambah Sub User di OnlyGym

Di banyak gym, satu komputer front office dipakai bergantian oleh 2–3 staff per hari. Kalau semuanya memakai satu akun yang sama, tidak ada yang tahu siapa yang menginput transaksi tadi pagi.

Sub User menyelesaikan masalah ini: satu akun user tetap satu seat, tapi di dalamnya ada beberapa identitas yang login dengan username dan password masing-masing. Setiap aksi tercatat atas nama sub user yang sedang aktif.

Kapan Pakai Sub User, Kapan Pakai User Biasa?

Yang penting dipahami: hak akses tetap milik user induknya. Semua sub user di bawah satu user punya permission yang sama persis. Sub User adalah soal jejak identitas per shift, bukan soal pembatasan akses.

Langkah 1 — Aktifkan Mode Multi User di User Induk

Sub user hanya bisa dibuat di bawah user yang bertipe multi user.

1. Buka Setting → Users
2. Klik user yang akan dipakai bergantian (atau buat user baru — lihat Cara Menambah User Baru)
3. Pada field User Type, pilih Multi / Sub User
4. Simpan

Kalau langkah ini dilewati, user tersebut tidak akan muncul sebagai pilihan saat membuat sub user.

Langkah 2 — Buat Sub User

1. Buka Setting → Sub users
2. Klik Create
3. Isi formulir:

4. Klik Save

Username harus unik dalam satu bisnis untuk user induk yang sama. Kalau sudah dipakai, akan muncul pesan bahwa nama tersebut sudah ada.

Langkah 3 — Login sebagai Sub User

Setelah user induk login dengan akun Google-nya dan memilih gym, OnlyGym akan meminta login sub user terlebih dahulu.

1. Masukkan username dan password sub user
2. Klik login
3. Setelah berhasil, kamu langsung masuk ke dashboard

Selama belum login sebagai sub user, halaman-halaman gym tidak bisa dibuka — sistem akan terus mengarahkan ke form login sub user.

Langkah 4 — Ganti Shift (Logout Sub User)

Saat pergantian shift, jangan logout dari akun Google-nya — cukup ganti sub user:

1. Buka menu bisnis di bagian atas
2. Pilih Logout sub user
3. Staff berikutnya login dengan username dan password miliknya

Prosesnya beberapa detik, dan komputer tidak perlu login ulang ke Google.

Auto Logout Sub User

Sub user punya timer otomatis. Kalau tidak ada aktivitas selama sekian menit, sesi sub user berakhir dan harus login ulang.

• Default: 15 menit
• Bisa diubah di Setting → General → Sub user auto logout (dalam satuan menit)

Fitur ini penting untuk komputer front office yang sering ditinggal. Setel lebih pendek kalau komputer berada di area yang bisa diakses member.

Setiap kali sub user membuka halaman, timernya kembali disetel dari awal — jadi selama masih dipakai, sesinya tidak akan terputus.

Tips Pemakaian

• Gunakan username yang jelas — rina atau fo-pagi lebih berguna di laporan daripada user1
• Satu sub user untuk satu orang, bukan satu untuk satu shift — supaya jejaknya benar-benar menunjuk ke orang
• Arsipkan sub user saat staff resign — jangan biarkan username lama tetap aktif
• Ganti password berkala, terutama kalau ada staff yang keluar
• Untuk gym dengan beberapa cabang dalam satu holding, sub user bisa dipakai lintas cabang selama masih dalam holding yang sama

FAQ

Apakah sub user memakan kuota user paket saya?
Tidak. Yang dihitung terhadap kuota paket hanyalah user (undangan email). Sub user berada di dalam satu user dan tidak menambah seat.

Berapa jumlah sub user yang bisa dibuat?
Tidak dibatasi.

Bisakah tiap sub user diberi hak akses berbeda?
Tidak. Semua sub user mewarisi hak akses dari user induknya. Kalau butuh akses berbeda, buat user terpisah, bukan sub user.

Sub user lupa password, bagaimana?
Pemilik akun bisa membuka sub user tersebut di Setting → Sub users, mengisi password baru, lalu menyimpan. Mengosongkan field password saat edit berarti password lama tetap dipakai.

Apakah sub user bisa login di aplikasi member?
Tidak. Sub user hanya berlaku untuk dashboard pengelolaan gym.

Apa yang terjadi kalau user induknya diarsipkan?
Akses ke gym tertutup untuk user tersebut, termasuk semua sub user di bawahnya.