Masuk dengan Google
Setiap orang yang mengakses OnlyGym sebaiknya punya user sendiri — bukan berbagi satu akun. Dengan begitu setiap aksi tercatat atas nama siapa, dan hak akses bisa diatur berbeda per orang.
Di OnlyGym, menambah user artinya mengundang sebuah email Gmail untuk masuk ke bisnis kamu. Yang diundang login pakai akun Google miliknya sendiri — kamu tidak perlu membuatkan password.
Sebelum Mulai
Siapkan dulu:
- Email Gmail orang yang mau diundang (wajib
@gmail.com) - Role / Title yang mau diberikan — kalau belum ada, buat dulu di tab Role
- Pastikan kuota user paket kamu masih tersedia (lihat badge di tab Users)
Langkah 1 — Buka Halaman Users
Masuk ke Setting → Users.
Di tab Users kamu akan melihat badge kecil berisi jumlah user, misalnya 3 / 5. Artinya 3 dari 5 seat yang tersedia di paket kamu sudah terpakai. Kalau badge berwarna merah, kuota sudah penuh.
Langkah 2 — Klik Create User
Klik tombol Create, lalu isi formulir berikut:
| Field | Keterangan |
|---|---|
Email Gmail orang yang diundang. Hanya @gmail.com yang diterima |
|
| Role / Title | Pilih role yang sudah dibuat, atau -- Custom -- untuk mengatur permission manual |
| User Type | Single User (1 akun = 1 orang) atau Multi / Sub User (1 akun dipakai bergantian oleh beberapa orang) |
| Permissions | Muncul hanya jika kamu memilih Custom — centang akses satu per satu |
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Kalau kamu memilih sebuah Role, semua checkbox permission otomatis disembunyikan dan mengikuti setting role tersebut. Ubah role = ubah akses semua user yang memakainya.
- Kalau kamu memilih Custom, kamu bebas mencentang permission satu per satu untuk user ini saja.
- Pilih Multi / Sub User kalau akun ini akan dipakai bergantian, misalnya akun front office yang dipakai 3 shift berbeda. Detailnya ada di Cara Menambah Sub User.
Klik Save.
Langkah 3 — Undangan Terkirim Otomatis
Begitu disimpan, OnlyGym langsung mengirim email undangan ke alamat tersebut. Di daftar Users, statusnya akan tampil sebagai invited.
User tersebut belum bisa mengakses gym kamu sampai undangannya diterima.
Langkah 4 — Yang Diundang Menerima Undangan
Dari sisi orang yang diundang:
- Login ke OnlyGym menggunakan Masuk dengan Google, memakai email yang diundang
- Undangan akan muncul di halaman Invitation
- Klik Approve untuk menerima
Setelah disetujui, statusnya berubah dari invited menjadi active, dan gym kamu langsung muncul di daftar bisnis mereka.
Kalau email yang diundang belum pernah mendaftar di OnlyGym, undangannya tetap tersimpan. Begitu orang tersebut mendaftar dengan email yang sama, undangan otomatis muncul di akunnya.
Kuota User per Paket
Jumlah user dibatasi oleh paket berlangganan kamu:
| Kondisi | Batas User |
|---|---|
| Belum punya paket | 1 user |
| Punya paket | Sesuai max user paket tersebut |
| Paket dengan batas 0 | Tidak dibatasi |
Kalau kuota habis, saat menyimpan akan muncul pesan seperti:
Your Profesional plan allows a maximum of 5 user(s). Upgrade your plan to add more users.
Solusinya: arsipkan user yang sudah tidak aktif, atau upgrade paket.
Perlu diingat, undangan yang masih berstatus invited tetap memakan kuota. Jadi kalau ada undangan yang tidak pernah diterima, sebaiknya dihapus supaya seat-nya kembali.
Mengubah atau Menonaktifkan User
- Ubah akses — klik user di daftar, ubah role atau permission-nya, lalu simpan. Perubahan langsung berlaku.
- Nonaktifkan — gunakan Archive. User tidak bisa lagi mengakses gym kamu, tapi datanya tetap tersimpan dan seat-nya kembali kosong.
- Hapus — gunakan Delete kalau memang tidak diperlukan lagi.
Biasakan mengarsipkan akun staff di hari yang sama saat mereka resign.
FAQ
Kenapa harus Gmail?
Login OnlyGym untuk staff menggunakan akun Google, jadi email undangan harus alamat Gmail yang bisa dipakai login.
Apakah saya perlu membuatkan password untuk staff?
Tidak. Mereka login memakai akun Google masing-masing. Password ditangani oleh Google, bukan OnlyGym.
Satu email diundang ke berapa gym?
Bebas. Satu akun Google bisa diundang ke banyak gym; saat login mereka tinggal memilih bisnis yang ingin dibuka.
Email yang sama bisa diundang dua kali ke gym yang sama?
Tidak. Akan muncul pesan user already invited. Cek dulu daftar Users, termasuk yang sudah diarsipkan.
Bedanya User dan Sub User apa?
User = akun Google yang diundang dan punya hak aksesnya sendiri. Sub User = identitas tambahan di dalam satu user, dipakai kalau akun tersebut digunakan bergantian oleh beberapa orang. Baca Cara Menambah Sub User.
Bagaimana cara mengatur hak akses lebih detail?
Lihat Cara Setting Hak Akses Staff di Gym.